【报道】保险公司档案存储必须考虑的五要素

随着生活质量的提高和消费、投资理念的变化,商业保险越来越受到人们青睐,保险公司业务呈几何级增长,而业务增量带来的并非都是喜讯,还有另一种隐忧:大量增长的业务档案无处存放。怎样在成本最低的情况下万无一失的存储这些业务档案,又能保证快速调阅?经过多年探索,大多数保险公司都选择了和第三方存储企业合作。

为何需要档案存储服务
在业务档案如何存储这个问题上,保险行业应该算是经过一番深思熟虑,并走在其他行业前列的。
档案馆作为唯一的社会性服务机构,不仅服务不能满足商业档案存储需求,而且存储成本高昂。自建库一度成为保险企业解决档案存储的最佳方案。但随着实践发现,管理运维安全性要求极高的若干个存储区域需要极其复杂的系统支撑、巨大的硬件投资和人力投入。
统计数据显示,存储量不足2000万盒又缺乏集约化的管理,其投入成本将远远高于第三方存储,而安全性和服务响应速度会远远低于第三方存储。
基于安全性和成本,80%左右的保险企业已经开始了与第三方存储供应商的合作,并基本放弃自建库房的决定。

如何选择档案存储服务商
尽管存储外包行业在中国已经不是刚刚兴起阶段,但真正称得上“高品质”的还是凤毛麟角。1988年诞生于深圳蛇口,从中国第一家股份制保险企业做到上市公司,中国颇有影响力的一家保险企业三年前选择了国内最专业的纯内资商业档案管理服务企业——博泰文档,为其业务档案管理做后台保障。
据悉,这家保险公司选择存储服务商的标准十分严苛,有五个问题必须要问:

1、存储方的土地属性
这是个常常被忽略的关键问题,关系到能否长期稳定合作。
土地作为不可再生的稀缺资源,其属性常根据区域经济特点和政策进行变化,而保险公司的业务档案多具有长期存储的特点,因此,应该选择土地属性明确的仓库,这家保险公司选择的是具有固定位置资产属性的位于国家级物流园区内的存储服务商,而并非资产属性、工程属性、权籍属性和社会属性不明确的其他仓库类型。
因为曾经有企业因供应的土地的权籍属性不明确,乡镇审批用地和国家级基础建设冲突导致租用或自建仓库被拆迁,被迫转移的情况,所以看仓库所在地的土地属性至关重要。显然土地资源属性、资产属性、生态属性、工程属性、社会属性和权籍属性都明确的国家级物流园优势明显。
另外,国家级物流园无论从建设规格还是安全保障上都远远高于其他自建库,所以国家级物流园应该是档案存储外包的最佳选择。

2、服务商资本构成
随着国家成立信息安全机构,明确了信息安全的政策红线,出台了一系列强调档案管理规范性的文件,国内一些外资或合资的供应商,因与政策不符无法获得未来的国家认证资质,导致大批客户搬迁档案,但由于供应商并无违约,搬迁的高昂成本不得不由客户承担。因此,选择纯内资供应商相对可靠。

3、流程管理的专业性
大规模、密集化的存储,加之调阅、销毁的需求,存储服务商任何一个微小的差错都会导致无法在数十万甚至百万同样的箱体中找到档案,这就要求服务商必须具备强大的流程管理和IT系统支撑,具备多重纠错策略才能长时间保持零差错。任何使用excel表格等简单管理方式的供应商都不可能完成复杂的专业库房管理。
尤其是因理赔所需快速调阅的保险客户存储服务商流程管理的专业性是重中之重。不少保险企业因为贪图一时低价,没有考虑长远,存储两年后不得不选择支付昂贵的搬迁费用转移到更加专业的服务商,因为他们大多是调阅不到档案或者丢失档案,图一时小利,最终得不偿失。

4、调阅的精准度
很多保险公司选择档案存储企业一定要问到的是档案调阅的速度,而通常忽略了档案调阅的精准度,要知道档案调阅的精准度是判断一个服务商能力的重要要素。企业档案最小的单位是份儿,一盒里有很多份儿,一箱里有很多盒,一个仓库有很多箱,在庞大数量中越小的调阅单位耗时越巨大。如果一个服务商有调阅到份儿的能力,这说明他们的文档定位能力一定非常强,也就说明你的档案丢失率会非常低,安全性比较高。
因此,选择档案存储服务商必问的一个问题是:你们能够调阅到份儿吗?

5、是否有本地化服务
很多服务商只有一两个库,而且基本都集中在同一地区,如果是全国性的企业选择服务商一定要看下是否有本地化服务,起码能够在企业所在区域有网点辐射,这样能节省很大一笔长途运输费用,安全性也能大大提高,档案调阅的速度也能够大大保障。
另外,作为国内第一家严格执行国际档案管理标准的商业档案管理服务企业,博泰文档的专家告知大家,在档案存储时还有两点值得注意的问题:

1、规范的档案管理可节省存储成本
如果企业档案管理非常规范,可以进行快速批量存储,采用集中招标的效率和集约化带来的总体成本降低非常明显,执行效率也很高,效益回报期很快。但如果质量参差不齐,需要大量的整理,那么集中招标的意义受到抑制,推进效率也将参差不齐。
另外,注意第一次存储中,会产生两部分费用:整理费用和搬运费用(即:存储服务商提到的首次入库费)和存储费,首次入库费会与存储费持平甚至更高,但总体算下来仍然会低于进档案馆存储。

2、借存储梳理档案管理的标准与规范
对于大型保险公司,档案作为重要的信息资产,可以以存储为契机,建立业务、财务、其他档案的管理规范,并借存储机会完成历史档案的清理盘点和质量提升,达到从经济性到可管理性同步提高的双赢结果。