【报道】博泰文档:打造商业文档存储“硬SaaS”

    现如今,中国已经成为了一个需求大国,随着市场经济的发展,越来越需要更细分更专业化的服务模式出现。不可否认的是,国内的很多商业模式都是取自国外,但是,要想在国内生根发芽,必须做好本地化工作,这是塑造自身竞争力的关键。

  尽管国际化的公司大量进军中国市场,但是本土企业具有政策上的先天优势,尤其是涉及商业机密的行业。而且我们注意到,无论是传统行业还是互联网行业,国外企业在国内的发展始终存在一定的局限。因此,借助国际化的模式,充分熟悉国家政策和本地化需求,再加上自身努力,中国完全有能力和国外企业抗衡。

  聚焦到商业文档外包行业,2014年4月,北京工商批准的首家以“文档数据外包”注册的企业拿到了新的营业执照,从此前的“北京东方博泰档案文件管理咨询有限公司”正式更名为“北京东方博泰文档数据外包服务有限公司”(简称:博泰文档),这意味着“文档数据外包”作为一个行业被正式认可。这对文档管理服务外包行业是一个千载难逢的好机会,博泰文档就抓住了这个机会,因此,本站采访了博泰文档总经理张屹先生,与他就这个商业模式进行了一番探讨。

  博泰文档接轨国际化 立足本地化
  商业档案外包并不是一个新行业,在国外已经有30年的历史,已经形成了成熟的商业模式,而且社会价值得到了客户的广泛认可。但在中国,这个行业才刚刚开始。由于没有统一的标准,服务和管理质量良莠不齐,如何保证大规模存储安全成为了行业发展的关键,而且这个行业对专业管理流程高度依赖,早期用Excel表管理仓库的方式显然不能满足安全性的要求,自我研发的简易管理软件由于实际经验不足也存在着安全隐患。

  在记者采访时,博泰总经理张屹谈到了公司的竞争力:第一、具有国际化的视野。第二、具备专业化的人才队伍。第三、专业的国际化成熟管理系统做支撑。第四、对行业深入的理解和实践经验。据张屹介绍,公司的创始人通过在国外的学习和从业的经历,发现了商业文档外包这个成熟的商业模式,并将其成功引入国内。
  博泰文档创立之初就定位为“高品质服务”,从最大限度的保证客户档案安全存储和快速调阅的角度出发,在考察了国际最先进的库房,了解了操作流程之后,决定引入国际标准来作为开展业务的依据,大到库房的选址、仓库的改造、流程的安排,小到设备购置,甚至连搬运文档箱的小推车都按国际标准配置。作为一家本土企业,博泰的目标只有一个:将最专业的服务带给中国企业。

  打造文档管理的“硬SaaS”服务平台
  在中国,融合互通已经成为了产业发展的大趋势,随着软件技术的广泛应用,信息化手段已然成为了企业业务增长的巨大驱动力。软件领域SaaS模式已经被广为熟知,靠着资源的统一管理和分配,用户租赁服务软件比自己开发和维护更能节省费用和人力,吸引了很多附着度极强的用户,SaaS提供商的收入也因此稳定增长。

  而商业文档存储服务和SaaS服务有着很多相似之处,它们都是靠分配储位和提供服务来获得客户的粘着度,靠按需按时收取存储费来获取稳定的收入。因此,将商业档案存储模式比做是 “硬SaaS”一点也不为过。曾为软件公司创始人之一的张屹对于这种商业模式的理解也带着一种IT视角。

  他分析,SaaS的核心是租赁和服务,Saas服务商投资建设IT软硬件系统,并将这些资源如内存和硬盘空间和软件许可这些软硬资源分配给按需租赁的客户,文档外包行业的模式也很相似,投资建设保管中心,然后将仓储空间、设备、设施以及其他服务这些软硬资源分配给有需求的客户。另外,在博泰文档账户的管理和客户的管理全部采用的是IT系统,而在SaaS中也会用IT系统来计费,从管理手段上二者也极其相似。

  这种服务模式具有最大的优势就是:在提高安全管理质量的同时通过集约化帮助客户节约成本。因为具备专业的安全设施、管理制度、流程和服务团队,保管中心的安全性甚至要比企业自身的档案室安全级别高很多,而强大的IT系统,通过条码跟踪识别可保证存储档案的过程跟踪,确保在几百万甚或上千万几乎一模一样的箱子中,能被快速准确的找到,既能保证箱子的安全运输又能保证能档案被及时调阅。张屹透漏,在商业档案存储行业博泰文档是全国本土企业中唯一一个能精准调阅到每份文件的服务商,没有严密的流程和强大的IT系统是不可能做到的。

  据悉,目前,博泰文档已经为全国性金融、保险、理财机构、全球五百强企业,大型央企、全国性集团企业提供专业的档案管理服务(包括:档案整理、存储、调阅、销毁等全生命周期管理)。其服务已经覆盖全国300多个城市和地区,是国内高标准档案保管中心最多的企业之一。也因其对市场机遇的把握揭开了中国企业档案外包时代的序幕。