【报道】博泰文档:中国商业档案存储服务的先行者

2014年4月,北京工商批准的首家以“文档数据外包”注册的企业拿到了新的营业执照,从此前的“北京东方博泰档案文件管理咨询有限公司”正式更名为“北京东方博泰文档数据外包服务有限公司”这意味着“文档数据外包”作为一个行业被正式认可。

商业档案也能外包
在国内,提到与文档相关的外包,人们最熟悉的就是人事档案外包,但是很少有人知道有商业文档外包这个业务,博泰文档公司全称中的“文档数据外包”就是指“商业文档外包”这项服务,它的源发需求是金融、工程、及大型集团型企业不断增长并无处存放的业务档案和财务档案,这些“无比重要”的档案短时间内不能销毁,增长速度远远超过存放空间的承受能力,人力管理很难跟上。
较早遇到这个问题的是金融行业,高增量的保险公司保单和银行票证、单据需要更多空间存储,而档案馆作为唯一的社会性服务机构,不仅服务不能满足商业档案存储需求,而且存储成本高昂。自建库巨大的硬件投资、管理投入和人力成本以及扩容投入也让企业望而生畏,集约化、系统性、低成本的档案存储模式呼之欲出。
博泰文档就是在这种强烈需求的驱使下成立的,而博泰的第一家客户就是全国知名的保险公司。

第一个将国际档案管理标准引进中国的本土企业
实际上,商业档案外包在国外已经有30年的历史,形成了成熟的商业模式,美国最受尊敬的公司中就有商业档案外包企业,这个行业的社会价值得到了客户的广泛认可,但在中国,这个行业才刚刚开始,而且由于没有统一的标准,服务和管理质量良莠不齐,保证大规模存储安全的行业特征决定了对专业管理流程的依赖性,早期用excel表管理仓库的方式显然不能满足安全性的要求,自我研发的简易管理软件由于实际经验不足也存在着安全隐患,博泰文档创立之初就对国内档案管理现状做了充分的分析,从最大限度的保证客户档案安全存储和快速调阅的角度出发,在考察了国际最先进的库房,了解了操作流程之后,决定引入国际标准来作为开展业务的依据,大到库房的选址、仓库的改造、流程的安排,小到设备购置,甚至连进出过道的小推车都按国际标准配置。作为一家本土企业,博泰的目标只有一个:将最专业的服务带给中国企业。

如何保证“千万无一失”
档案的机密性决定了对安全性的高要求,这也是人们对外包的质疑,人们往往容易认为自己管一定比外人管安全,但是事实并非如此。
自己管理档案有两点因素影响安全性:
一是档案管理的专业性
因为不是企业核心业务,很多企业或组织对档案管理并不重视,档案从编目到整理都比较混乱,而管理档案的人往往是兼职,这就给档案的安全性埋下了隐患,由于管理不专业,因人员调动,交接不利造成的重要资料丢失事件屡见不鲜。
二是档案存储的规范性
档案存储状态既是档案管理规范性的重要表现,也是重要决定因素,有些单位并非不想规范管理,而是存储空间实在有限,地方不够,原本应该规范存放的档案只好如废品一样堆砌在麻袋里,想找到一个档案实在是太难了,另外,由于存储地点不专业,不能做到专业的八防管理,档案发霉、被虫吃鼠咬的现象屡有发生。
人们对档案外包安全性的质疑也有两方面:
如何保证档案在运输和调阅中的安全性?
一只档案箱,从企业档案室,到达博泰仓库,要经历从纸箱准备、整理、分类、装箱、搬运、正式上架等17个环节,箱子必须绑定人和位置,每个环节都是一个管理节点,需要一套严密的流程体系来支撑,博泰将国际标准结合本土需求打造了独有的BT作业流程,保证收箱入库和调阅文件的安全性。

如何保证档案存放的安全性?
高标准仓库保证安全
国际化标准的仓库对安防的要求很高,选址要看土地属性,看安保,甚至考虑防污染因素,而仓库的内部改造上至屋顶下至地面中间货架都有严格的标准,在博泰仓库每一箱档案都享受VIP待遇,为了防强光,顶灯是按国际标准安装的仓库专用灯,而雾化喷淋设备和红外烟感设备保障防火和防水,货架是国外专门设计的有超强的坚固性,防震性能强。全部的金刚砂地面目的是防尘,定期有防虫操作,和货架巡检。仓库内外不仅有无断点多摄像头监控,还有仓库监控录像备份数据,能够保证存储监控录像有据可查,将细节做到了极致。
在博泰的安全标准中,八防实际上等于信息安全八防和实体安全十防,高于行业通行的八防标准。
国际标准的操作流程保证安全
最安全的档案存储方式是:“它就在你身边,你却认不出它是哪箱”,进入博泰存储中心的箱子都是统一标准,没有任何特殊标识,从箱体的条形码上用肉眼根本认不出。而统一管理的模式注定了一个企业的档案不会被放置到一起,而是被专业文档仓储IT系统用专业算法随机分配储位编码,这样的分散存储方式比集中存储更能保证人为破坏的安全性。
在专业的操作中,客户调阅文件的位置是随机的,销毁文件也一样,调阅的资料错了还能回来,销毁的数据错了就再也回不来了。也正是因为有了这套专业的定位管理IT系统才使得海量箱体作业中的“千万无一失”成为可能。

看得见的成本节约
因为批量存储、统一管理,空间和人力资源利用率高,档案外包的成本反而会低于企业自己管理的成本,同样面积的空间,博泰仓库的存放能力比标准商业建筑增加一倍以上,而专业化的团队和强大的IT管理系统,亦可减少企业档案管理方面的人力成本,这样一”加”一”减”总成本自然更低,而企业档案管理效率和质量反而会提高。相比档案馆,选择博泰文档能将费用节约30%
博泰的很多客户还以档案外包存储为契机,建立业务、财务、其他档案的管理规范,并完成历史档案的清理盘点和质量提升,达到从经济性到可管理性同步提高的双赢结果。

全国布局实现最佳本土化服务
由于着眼于长足发展,博泰在全国多个省会城市都成立了统一的国际化标准的档案保管中心,成为国内档案保管中心最多的企业,服务网点覆盖全国300多个城市和地区。用本地化服务满足全国型客户高标准的档案存储要求。成为大型企业档案存储的不二之选。
目前,博泰文档先后服务于全球500强企业、全国性金融机构、大型央企、全国性集团等。在保险行业有不可动摇的市场份额,此外,理念先进的银行业、新兴的理财行业,设计院,国家机关等档案产出大的单位也不断的找到博泰将档案做长期外包。
据统计,世界500强企业中,有约80%的企业采用了专业公司所提供的凭证和档案管理外包服务,博泰文档相信,在不久的将来,文档数据外包一定会成为更多中国企业的选择。