【报道】博泰文档:揭开中国企业档案外包时代序幕

   云计算、大数据、社交网络、移动互联网、物联网……这些趋势的兴起无疑在提醒人们,电子数据正在成为我们生活与工作密不可分的组成部分,从另一层面似乎也告诉人们:传统纸质文档在未来迟早会退出历史的舞台。然而,现实情况是否真是如此?传统纸质文档在未来是否真的就不会再有很大的生存空间?博泰文档给出的答案是No,博泰文档认为随着商业文明进一步发展,纸质文档非但不会推出历史舞台,反而会有更大的市场空间。

    中国商业文档存储潜力巨大

 

    在国外上百年的商业文明发展历史中,文档外包公司扮演着默默无闻却又异常重要的作,其商业模式已经非常成熟,美国最受人尊敬的企业中就有文档外包公司的身影。

    与此相比,中国经济在经历了改革开放三十多年的高速成长之后,各个行业都获得了空前的发展,商业环境也愈发走向成熟,但是在商业纸质文档的储存与管理上却仍然处于起步阶段,并没有跟上中国经济发展的步伐。“欧美经济发达地区的商业文档保存与管理相对比较成熟,国内的商业文档仍然处于早期发展阶段。” 博泰文档公司总经理张屹表示。

    “目前从事国内商业文档业务的公司大部分都是行业延伸过来的,比如在金融和保险业务领域,很多做票据影印业务的外包公司出于业务的延伸而顺带做商业文档保存业务。”张屹补充道。

    随着商业文明的不断发展,电子化数据已经横贯商业环境之中,纸质文件也一度被认为会逐步被电子化数据所取代,纸质商业文档储存与管理业务的市场场景同样被质疑,就连美国铁山公司也已经拥有多年保存电子数据的业务经验。作为一个在传统IT领域耕耘多年的老IT人,张屹坦诚地表示,当初刚进入到这个市场时也对纸质商业文档储存与管理市场表示过怀疑,但是通过实际调查他打消了疑虑。

    “无论是磁盘光盘、磁带这些存储介质,都是具有一定寿命的;而纸质文档在一定情况下,则能够保存几千年。所以纸质文档是长久保存数据的一种最为有效的方式。而且纸质文档数据是法律法规中不可忽视的因素,对于企业中重要的纸质档案国家也有相关的存储年限规定,因此,处于纸质文档数据会是一个长期的潜力巨大的市场。”张屹解释自己对纸质文档的看法转变。

    在博泰文档看来,当前中国的商业文档市场拥有着广阔的市场空间,市场中拥有多家文档储存与管理的公司,不过大部分国内公司在业务流程、硬件条件以及管理上仍然难称专业,与国内经济发展并不匹配。“博泰文档希望利用最好的硬件条件、严密的业务流程以及专业化的管理来很好地填补当前国内市场的需求。”张屹表示。

    “纸质文档”保存不简单

 

    纸质商业文档数据往往是企业或者机构中最为核心的商业业务数据,很多企业认为自己保存才是最安全的,但是随着文档量增加,商业文档的储存空间、管理架构搭建等将耗费企业大量的财力与人力,文档数据外包的需求逐步显现。在国外经济发达地区中,纸质商业文档储存已经是市场化非常成熟的业务,“把业务交给该领域最专业的公司”是国外企业和机构们的信条。当然在当前商业环境下,这种“最专业”并不简单,而是从保存基础设施条件与环境、文档业务流程、文档管理标准以及服务能力等方面都充满技术含量。

    纸质文档的长期保存首先需要有高质量的保管中心,基础设施条件和环境的优劣直接决定着纸质文档的长期保存效果。像国外的档案存储企业对于基础设施条件和环境都有着严格的要求,目的就是为了让纸质文档的存储质量能够不被各种外界因素影响。“国内很多文档储存公司仍然只是采用简单的库房储存。从长期来看,高标准的仓库必然会更加有利于纸质文档的长期保存。”张屹表示。

    据悉,博泰文档目前是国内文档储存公司中率先采用国际先进标准来建设自己档案保管中心的公司,从仓库防火、灯光、防尘、货架、监控等方面都严格遵循国际标准。当前,博泰文档公司已经在北京、上海、深圳、青岛等全国八个地方建有高标准的档案保管中心,用户涵盖了金融保险、大型央企、国家机关、全国性集团等领域。

    其次,纸质文档的获取、运输、储存以及调阅其实是对文档公司业务流程能力的一种考验。文档公司的业务流程能力最能体现出“专业性”,比如博泰文档从文档准备、整理、分类到搬运、上架需要经历17个环节,这个过程都有严密的流程体系来支撑。张屹表示:“博泰文档严格采用国际标准的操作流程来确保文档储存过程中的安全。比如博泰文档的文档箱采用统一标准,纸质文档通过IT系统专业算法随机分配的储位编码来储存。”

    业务背后的IT支撑

 

    “纸质文档市场竞争到后面比拼的将会是其业务流程和管理标准能力。而这背后离不开专业IT来支撑。”张屹补充道。据悉,博泰文档为了让文档业务流程严格遵从标准管理,从国外引进了先进的流程管理IT系统以及各种领先的设备,目的就是为了让博泰文档在流程管理标准化上保证文档管理的专业性。“博泰文档在信息安全八防和实体安全十防都高于行业通用的八防标准。正是凭借专业化的团队、先进的文档保管中心和强大的IT管理系统,博泰文档能帮助那些用CBD商圈高昂的商业建筑面积保管档案的客户大幅度降低保管成本。像那些采用Excel表格来管理仓库的文档公司发展到后面必然不能满足市场需求。”张屹表示。

    此外,对于纸质文档而言,服务能力也是考验文档公司的一大因素。良好的服务能力和服务团队能够严格遵守各种流程规范和标准,确保了文档从准备、整理分类到储存、调阅都能够安全高效地运行。据悉,博泰文档目前服务网店已经能够覆盖到全国300多个城市和地区,通过高标准的服务团队来满足全国客户的文档需求。

    商业文档市场的商业模式有点类似云计算。云计算的诞生就是用户渴望通过即买即用的方式从最专业的云计算提供商获得IT能力,从而摒弃了自己进行IT建设的传统,把事情交给最专业的公司来做,从而将更多精力、财力聚焦在自身核心业务创新上。与此同时,商业文档市场又是一个高投入和高竞争门槛的领域,文档仓库、IT系统、运营团队等无疑都需要文档公司持续的高投入,谁能够越早投入就能够越早确定竞争优势,随着时间积累,这种优势将会越来越大。博泰文档,这个拉开中国商业文档存储市场序幕的企业,能否持续发展做大做强,成为一家受人尊敬的企业,让我们拭目以待!